Info
ME Info ME(Info2000 Mini Edition)是一个通用的多用户档案管理系统,具有第三代档案管理系统的主要特征和功能。包括高速查询和定位功能;用户授权和数据加密功能;案卷和条目的成批导入功能;案卷和条目字段的自定义功能;档案分类的导入、剪切和复制功能;支持网络;支持管理档案的电子原件等等。
Info ME具有专业档案管理的全部理念。分类、案卷和条目的管理逻辑清晰,层次丰富,借阅管理简单实用,报表管理全部用户化,定义方便,维护简单。
Info ME可以在一台计算机上建立多个档案系统(将各类档案分开),也可以查询和管理多台计算机上的档案系统。允许将一个系统分解为多个档案系统,也允许将多个档案系统合并成一个系统(将各类档案合并为综合档案系统)。
Info ME是Info2000的姊妹产品,既能独立运行又能与Info2000配合使用。Info ME建立的档案系统可以被Info2000全部(包括附件)读入企业级数据库
SQL Server、Oracle、Sybase并转为Info2000的系统。同时它又是Info2000导出数据的阅读器。
Info ME的最大特点是可以管理大量数据而不使用任何数据库软件。没有数据库软件的制约,没有维护数据库的负担,所以系统精练,维护简单。
Info
ME的第二大特点是充分发挥Windows 操作系统和MS Excel的功能,对用户,密级、分类、案卷、档案条目、借阅和报表等等的管理能力,都直接来源于MS
Windows和MS Excel,成功借用了"巨人"的力量。
Info ME的第三大特点是允许用户对数据结构随意调整和修改。频繁变动数据结构是任何数据库系统的忌讳,但调整和改变数据结构是初学用户不可避免的事情。
Info
ME正因为具有这些特点,所以它适用于不同应用水平、处于不同发展阶段的各类型用户群体,例如: o 档案管理基础很好,但初次使用计算机管理档案的企业和事业单位; o
档案管理尚不规范,想通过电子档案规范其档案管理的企业和事业单位;
资金到位前,准备为上大型系统整理档案资料的企业和事业单位; o 管理部门档案(资料)的中小型社会团体; o
管理大量重要资料的个人;…… Info ME不但是建立档案系统和管理档案系统的软件工具,也是整理档案数据资料,规范档案管理,培训管理人员,提高管理人员的业务水平和计算机应用水平,为大型系统运行做准备的最佳手段。
电子档案作为管理信息系统的重要分支,近20年来在我国大体经历了三个发展阶段。第一个阶段是单机用户阶段,主要特征是以目录管理和报表输出为目的,以档案条目管理为主体,部分地实现了档案查询和借阅管理的计算机化。这个阶段已经使用了商用DBMS(数据库管理系统)如DbaseⅡ、Dbase
Ⅲ等。第二个阶段是在第一个阶段的基础上增加了网络技术的应用,利用一些网络操作系统共享硬盘的功能,实现了档案信息共享。这个阶段的基本特征是使用了用户组级的DBMS,但仍以条目管理为主体,部分实现了档案原件的共享。第三个阶段的特征是全面实现了档案管理的数字化、网络化,用户查询不再仅限与档案条目,而且可以直接浏览电子原件。这三个阶段与计算机技术的发展阶段大体是一致的。上述三个阶段的发展并不是均衡的,各个用户群体的发展过程参差不齐。有些用户在80年代的小型机上就开发出多用户系统,而至今仍有许多用户仍在使用单用户系统。与之相应的商品化档案管理软件也发展了三代产品:第一代是基于个人数据库的单用户小型产品;第二代是基于班组级数据库和小型网络的多用户产品;第三代是支持企业级数据库和大型网络系统的多用户产品。
经验证明,档案电子化进程首先取决于技术的进步,没有高度发展的网络计算机技术,没有优秀的数据库系统,不可能有今天的众多优秀软件产品。此外还与管理水平和计算机应用于水平密切相关,没有管理基础和应用基础,也不会开发出成功的系统,甚至也用不好优秀的软件产品。
用户群体的发展进度不均衡是绝对的,用户的需求不同也是必然的。怎样满足用户不同层次不同应用情况的需求,特别是满足刚刚使用电子档案或准备使用电子档案的用户需求,保证他们有限的投资被充分利用,这是所有软件开发公司的责任。
在档案管理全面网络化、数字化的今天,您想跟上时代的步伐,可是还被许多问题困扰:
o 不想再从单用户系统开始; o 也不想选择仅支持班组级数据库的系统; o 担心缺少专职人员大型系统用不好; o 还担心投资效益迟迟体现不出来;
o 更担心选择失误造成不可挽回的损失;…… 那么,Info ME就是您最好地选择。因为它具有: o 高端产品的性能; o 专业档案管理的理念;
o 数据安全可靠的品质; o 无需专职计算机人员维护的系统优势; o 操作简便,允许随意变更数据结构的特点; o 极低的、个人都买得起的价格
|